Un especialista en documentación analiza el contenido y sabe como sintetizar la información para hacerla accesible al mayor número de usuarios.

Para poder responder con claridad y sencillez a las necesidades del usuario final o interno, un documentalista técnico debe tener en cuenta las siguientes premisas:

• ¿Cuál es el objetivo del usuario?
• ¿Qué tareas pretende realizar?
• ¿Qué procedimientos debe seguir exactamente?
• ¿Cuáles son los impactos en el resto de su negocio?
• ¿Cuáles son las precauciones?

Después del trabajo de análisis, presenta la información de una manera agradable y coherente, con ilustraciones si fuera necesario.